CafeMail

Artykuły

Mar
24

W 2011 roku Michał Rusinek wywołał w sieci niemałą burzę krytykując rozpoczynanie wiadomości od słowa „witaj”. W dyskusji, która toczyła się przez kilka tygodni warto zwrócić uwagę na pierwsze krytyczne podejście do netykiety. Szczególnie, że dla wielu osób, z którymi każdy z nas korespondował, rozpoczęcie emaila od „witaj” było szczytem kurtuazji.

Przedstawię podstawowe błędy, których lepiej unikać podczas pisania wiadomości e-mail. Wiele moich porad może wydać się tak oczywista, że nie warto nawet o nich wspominać, jednak niech każdy z nas zajrzy do swojej skrzynki i zobaczy, kiedy ostatni raz dostał wiadomość na którą nie miał ochoty odpisać.

Forma i treść

Podobnie jak tradycyjny list, wiadomość e-mail powinna składać się z trzech części: wstępu (przywitanie, podanie powodu rozmowy), rozwinięcia (główny temat wiadomości) i zakończenia (sformułowanie oczekiwanej od czytającego reakcji, pożegnanie). W odróżnieniu od listu w emailu pojawia się temat (tytuł) – postaraj się aby w jak najbardziej klarowny sposób wyjaśniał powód rozmowy. Pamiętaj również o nadaniu wiadomości odpowiedniego priorytetu.

Przywitaj się…

Zaczynając wiadomość nie zapomnij o przywitaniu się. W zależności jak dobrze znasz adresata, treść wiadomości powinna zaczynać się od formy grzecznościowej (Szanowny Panie, Szanowna Pani) – szczególnie jeśli piszesz do kogoś pierwszy raz. Gdy znasz odbiorcę, a nie jesteście na „Ty”, możesz zacząć wiadomość od zwrotu Pan/Pani (Panie Piotrze, Pani Anno). W wypadku, kiedy znasz dobrze znasz adresata i nie piszesz w sprawach oficjalnych, możesz zacząć od „Cześć”, lub imienia w wołaczu (Łukaszu!).

Jak pisać maile?

… i przedstaw się!

Analogicznie, na końcu maila podpisz się imieniem i nazwiskiem, lub tylko imieniem (jeśli jesteś na „Ty” z adresatem). Zrób to, nawet kiedy Twój podpis znajduje się w wysyłanej automatycznie stopce. Niektóre programy pocztowe jej nie wyświetlają, i wiadomość może wyglądać na niepodpisaną. Nie zapomnij, aby wcześniej pozdrowić (Pozdrawiam serdecznie, Z pozdrowieniami) adresata, lub jeśli pismo jest oficjalne użyj formy (Z wyrazami szacunku). Po pozdrowieniach nie stawiaj przecinka, ani kropki.

Czcionka, to czcionka

Pisz jedną czcionką, jednej wielkości i jednego koloru. Oczywiście od tej reguły istnieją wyjątki, a właściwie jeden wyjątek. Jeżeli piszesz wiadomość stylizowaną, a Twój odbiorca zna i akceptuje taką konwencje. W innym wypadku jego reakcją na wiadomość: „CHCIALEM ZAPYTAĆ O OSTANIE ZALICZENIE – mógłby mi Pan pomóc.” będzie konsternacja.

Załącznik, nie zapychacz

Bardzo chciałbyś przesłać znajomym zdjęcie Twojego ulubionego kotka, lub wysłać swoją ostatnią prezentację. To bardzo dobrze, pamiętaj jednak, że zarówno łącza internetowe, jak i pojemność skrzynek odbiorczych, mają swoje ograniczenia. Chyba każdemu z nasz zdarzyło się odebrać, lub próbować odebrać na urządzeniu mobilnym wiadomość, do której ktoś dołączył zdjęcie w najwyższej dostępnej rozdzielczości i PDF-a o rozmiarze sporej książki. Mimo coraz większej przepustowości łącz, staraj się nie przekraczać rozmiaru 0.5 MB, gdy piszesz do kogoś, kto nie spodziewa się wiadomości od Ciebie i 1.5 MB, gdy odbiorca oczekuje załącznika. W innym wypadku uprzedź, lub zapytaj, czy wielkość maila nie będzie problemem lub skorzystaj z dowolnego dysku internetowego.

[fbcomments title="Komentarze" countmsg="komentarzy!" linklove="off"]